Unordnung auf dem Schreibtisch

Das digitale Agrarbüro

Auf dem Weg zum digitalen Agrarbüro

Wo sind die Sackaufkleber vom Saatgut, die jüngsten Kälbermeldungen oder die letzte Futtermittelrechnung? Liegen sie im Stapel rechts auf dem Schreibtisch oder sind sie versehentlich ins falsche Ablagefach gerutscht? Und die Telefonnotizen vom Gespräch mit dem Steuerberater und dem Maschinenring-Mitarbeiter wegen der Betriebshilfe müssen doch auch noch irgendwo auf dem Schreibtisch sein. So oder ähnlich sieht es noch in vielen landwirtschaftlichen Büros aus. Doch der Weg vom „Papierkram ohne Ende“ hin zum digitalen Agrarbüro ist gar nicht so schwer anzugehen.

Den „Papierkram“ vereinfachen, das wünschen sich viele Landwirtinnen und Landwirte. Sie möchten Unterlagen schneller finden, die Ablage besser strukturieren und die Daten so speichern, dass sowohl die Bürokraft als auch die Mitarbeiter*innen im Stall oder auf dem Feld auf die Dateien und Dokumente zugreifen können. Doch das papierlose Büro ist mehr als Online-Banking und die Übermittlung einer Datei an die Buchführungsstelle. Das digitale Agrarbüro spart langfristig Ressourcen, Platz und Zeit. Auf dem Weg dahin gibt es allerdings einiges zu beachten.

Das richtige Dokumentmanagementsystem

Wichtig ist zunächst einmal, ein passendes Dokumentmanagementsystem (DMS) zu finden. Das DMS-Angebot für die Landwirtschaft ist relativ überschaubar, die gängigsten Systeme sind DATEV DMS classic, LAND-DATA, nlb oder ADDISON Agrosoft. Sie unterscheiden sich unter anderem in den Schnittstellen der Microsoft-Office-Integration und der direkten Einbindung in die Buchhaltung, Archivierung, Volltextsuche oder automatischen Zuordnung von Belegen zu Kontoumsätzen. Externe Dienstleister wie landwirtschaftliche Buchführungsstellen, Maschinenringe oder der Steuerberater sind dankbar, wenn die Meldungen bei Ihnen im kompatiblen Format eingehen. Es gibt auch auf die Landwirtschaft zugeschnittene Pakete wie z. B. top farmplan oder 365farmnet, die bereits die Schnittstellen zwischen Ackerschlagkartei, Buchführung und Finanzamt im Programm vorhalten, mit denen die Landwirte ihr Büro digital führen können.

Weniger Papier von Anfang an

Im ersten Schritt zum digitalen Büro gilt es, Papier von vorne herein zu vermeiden. Wenn die Geschäftspartner Unterlagen als PDF-Dokumente per Mail senden, entfällt das Einscannen des Briefes.

Der passende Dokumentenscanner

Damit die eingescannten Dokumente vom DMS auch „gelesen“ werden können, sollten sie zueinander kompatibel sein. I.R.I.S und TWAIN sind übliche Standards, die die meisten DMS verstehen. Höherwertige Scanner ziehen automatisch ein. Auch die Auflösung ist wichtig, damit die Dokumente später in ausreichender Qualität vorliegen, vor allem, wenn das Originaldokument hinterher vernichtet wird. Bei 300 dpi macht man nichts verkehrt.

Vorgänge digital bearbeiten

Viele Menschen möchten zum Lesen immer noch „etwas in der Hand haben.“ Auch wenn es zunächst schwerfällt, am Bildschirm zu lesen und Vorgänge zu bearbeiten, so sollte der Umstieg schrittweise erfolgen. Wem ein Tablet- oder Netbook-Bildschirm zu klein ist, der kann auch einen externen Bildschirm an seinen Laptop anschließen. Auch digitale Dokumente können übrigens mit Notizen versehen und der Vorgang digital überwacht werden.

Archiv digitalisieren und Suchfunktion ausstatten

Wie auch schon im analogen Ablagesystem gilt für die digitale Ablage, dass die Ordnerstruktur gut überlegt und logisch aufgebaut sein sollte. Alle Vorgänge nach dem Alphabet ablegen, ist dabei eher keine gute Idee. Wenn ein Dokument z. B. für das Finanzamt noch als Papier abgelegt werden muss, dann muss im digitalen Dokument vermerkt sein, wo das Original im Analogordner abgelegt wurde. Seit neuestem wird übrigens anstelle des altbekannten „Knicken-Lochen-stehend Abheften“ die liegende Ablage in Boxen empfohlen, die Zeit und Platz spart. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, sollten die Dokumente tagesaktuell mit einem Paginierstempel versehen werden.

Mobil arbeiten

Auch in Zukunft wird ein Landwirt Büroarbeit eher im Büro als in der Schlepperkabine erledigen. Tablet und Smartphone helfen aber dabei, viele Vorgänge schon mobil zu erledigen. Ein Sackanhänger für Saatgut kann auch mit dem Smartphone eingescannt werden und kurze Nachrichten lassen sich damit ebenso verschicken. Voraussetzung für das mobile Arbeiten ist jedoch, dass die Daten in einer Cloud liegen. In diesem mobilen Speicher können die Dokumente auch von jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin mit der jeweiligen Zugangsberechtigung mobil bearbeitet werden.

Fazit

Das papierlose Büro ist auch für Landwirtinnen und Landwirte möglich und nützlich. Man muss dafür kein Technik-Freak sein, ein unvoreingenommener Umgang mit Computern ist aber hilfreich. Papierlos mit dem Steuerberater kommunizieren, sich ein digitales Fachartikel-Archiv mit Volltextsuche angelegen und zukünftig alle Lieferscheine, Rechnungen einfach per Schlagwort-Suche im PC finden; wer das erreicht hat, wird es nicht mehr missen wollen.

Lesen Sie auch unsere anderen Beiträge zum Thema "digitales Agrarbüro":

Keine Angst vorm digitalen Büro

Der Betriebsprüfer kommt: Dokumente GoBD-konform aufbewahren

Ablage digitalisieren

Software und Technik im digitalen Büro

Die digitale Bibliothek

Text und Foto: Angelika Sontheimer

Weitere Artikel

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren.

Kommentare