Ablage digitalisieren

Im Kleinen anfangen: Ablage digitalisieren

Der erste Schritt auf dem Weg ins digitale Büro ist die Ablage. Was sich nach einer Binsen-Weisheit anhört, bedarf in der Praxis dann doch ein wenig Vorbereitung. Der erste Schritt ist, die Papierberge von vorne herein zu reduzieren.

Auch wenn Behörden zum großen Teil noch auf dem Brief-Weg kommunizieren, sind viele Geschäftspartner in der Wirtschaft gerne bereit, zum Beispiel Rechnungen per E-Mail als pdf-Datei zu versenden.

Mut zur Lücke!

Wer digitalisieren will, muss Entscheidungen treffen. Es muss nicht jeder Brief archiviert werden. Werbepost und Verkaufsaktionen, die einen nicht direkt betreffen, wandern sofort in die runde Ablage namens Papierkorb. Nicht jedes Papier-Original muss aufbewahrt (hier Link zum Artikel wenn der Betriebsprüfer kommt) werden. Doch auch wenn die digitale Version rechtlich ausreicht, das Papier sollte trotzdem vor dem Scannen mit einem fortlaufenden Paginierstempel versehen werden. Büro-Puristen verwenden heute nur noch einen einzigen Ordner, in den chronologisch alle durchnummerierten Dokumente abgeheftet werden. Wem dies zu chaotisch scheint, weil die Papier-Ablage dann überhaupt keine Sortierung nach Kunden oder Sachbereichen mehr hat, der kann selbstverständlich seine analoge Ablage weiterhin nach Schlagworten in der Ordnerstruktur arbeiten. Diese sollte dann aber dieselbe Ordnung wie auch in der digitalen Ablage sein.

Geeignete Dateinamen

Die Älteren unter uns erinnern sich sicher noch an die Zeit, in der ein Dateiname nicht mehr als acht Zeichen umfassen durfte. Diese Zeit ist glücklicherweise vorbei. Trotzdem wird man seine Datei sinnigerweise nicht „Inverkehrbringen_Abgabe_Übernahme_Aufnahme_von_Wirtschaftsdünger“ nennen, zumal wenn noch weitere Informationen wie der Paginierstempel und Kundennamen auch noch in den Dateinamen sollen. Auch wenn es zunächst gewöhnungsbedürftig ist, das Voranstellen des Datums erleichtert die spätere Wiederauffindbarkeit. Eine Rechnung über Düngemittel würde dann beispielsweise heißen: 2020-05-27-Rechnung-Landhandel Meyer-KAS-012345.

Die passende Ordnerstruktur

Auch der digitale Arbeitsprozess und Aktenschrank sollten eine geeignete Ordnerstruktur haben. „Posteingang“, „Zu erledigen“, „Erledigt“ sind die Grundordner, die Ablage ist dann fachbezogen nach Pflanzenbau mit Ackerschlagkartei, Betriebsmittelrechnungen, Tierhaltung usw. Wichtig ist, dass die Dokumente gut verschlagwortet sind. Tipp: Damit die Volltextsuche funktioniert, muss der Scan im richtigen Format (meist Hochformat) sein. Auch die Auflösung ist wichtig. Texterkennung funktioniert nur bei Lesbarkeit. Der Vorteil der digitalen Ablage, die schnellere Wiederauffindbarkeit, kommt dann zum Tragen und Zeitersparnis ist heute wichtiger denn je.

Fazit

Mit der digitalen Dokumentenablage und dem passenden Dokumentmanagementsystem ist der erste Schritt gemacht, Synergieeffekte zwischen verschiedenen Programmen zu nutzen. Wenn genügend Schnittstellen vorhanden sind, werden Doppeldatenvorhaltungen vermieden. Ein gutes Beispiel dafür ist der altbekannte Pendelordner ins Steuerberatungsbüro. Wenn Steuerberater/in und Landwirt beide auf die Datensätze zugreifen können, müssen keine Buchführungsbelege mehr hin und her transportiert werden.

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Text und Foto: Angelika Sontheimer

Link zum Weiterlesen:

Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage, Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., AWV


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