Betriebsprüfung und Finanzamt

Der Betriebsprüfer kommt:
Dokumente GoBD-konform aufbewahren

Das papierlose Büro, ein Traum für jeden Landwirt. Soweit die Theorie. Doch es gibt doch sicher Unterlagen, die auch weiterhin als Papier aufbewahrt werden müssen, zum Beispiel für das Finanzamt? Ein kleiner Blick in den Finanzdschungel.

Welche Dokumente müssen revisionssicher für etwaige Betriebsprüfungen aufbewahrt werden und was hat das für Auswirkungen für das digitale Agrarbüro? Hinweise darauf gibt die GoBD. Hinter dem unaussprechlichen Kürzel verbirgt sich der Ausdruck „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

Was bedeutet GoBD?

In den Aussagen der GoBD zum elektronischen Dokumentenmanagement stehen unter anderem Aussagen zur Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Ablage von buchungsbezogenen elektronischen Dokumenten, zur maschinellen Auswertbarkeit, zur Verfahrensdokumentation und zum Scanvorgang. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Die Speicherung von Dokumenten in einer ausländischen Cloud über das Internet ist daher nicht möglich. Ein „ersetzendes Scannen“ und anschließendes Vernichten des Papier-Originals ist auch für steuerliche Belange möglich, muss aber gewisse Voraussetzungen erfüllen, über die die Steuerberaterin, der Steuerberater Auskunft geben kann. Die technischen Voraussetzungen für das ersetzende Scannen sind in der Richtline TR RESISCAN 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (Link siehe unten) geregelt.

Was bedeutet Aufbewahrung

Für den Gesetzgeber heißt Dokumente aufbewahren, dass diese geordnet/auffindbar und für Dritte, z. B. Betriebsprüfer, in angemessener Zeit les- und prüfbar sind. Die Dokumente müssen sicher vor Brand, Überschwemmung/Wasserschaden sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des abgelaufenen Kalenderjahres, in dem die Dokumente angefallen sind. Die Aufbewahrungspflichten in der Landwirtschaft schwanken von zwei bis zu zehn Jahren. Im Original aufbewahrt werden müssen etwa notarielle Verträge, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse und zwar auch dann, wenn sie in anderer Form elektronisch gespeichert worden sind und auf einem Datenträger vorliegen.

Ausgewählte Beispiele für Aufbewahrungspflichten:

2 Jahre

Lieferscheine Futtermittel, Viehverkehrsbelege, Tierarzneimittelabgabebelege, Eutergesundheits-Untersuchungsergebnisse, Prüfprotokoll Melkanlage

3 Jahre

Pflanzenschutzgesetz-Aufzeichnungen, Lieferscheine zur Abgabe und Aufnahme von Gülle oder Gärrest, Besamungsscheine, Tierkörperbeseitigungsunterlagen

6 Jahre

Darlehensunterlagen, Versicherungspolicen nach Vertragsende, Arbeitsverträge nach Vertragsende

7 Jahre

Unterlagen zur Düngeverordnung

10 Jahre

Jahresabschlüsse und Belege dazu, Untersuchungsergebnisse von Biogassubstraten, Agrardieselbescheid und -Buchführungsbelege, De-minimis-Bescheinigungen bei Zuschüssen

Dauernd

Notarunterlagen, Grundstücks- und Landpachtverkehr, Baugenehmigungen

Quelle DLG-Merkblatt 428 - Digitalisierung für das landwirtschaftliche Büro, ergänzt.

Revisionssicherheit bedeutet nicht mehr und nicht weniger als dass die Dokumente nicht geändert, also manipuliert werden können. Das ist zum Beispiel die Voraussetzung für „ersetzendes Scannen“, bei dem das Papier-Original hinterher nicht mehr aufbewahrt wird. Die Unterlagen müssen unverlierbar, unveränderbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Dabei gibt es durchaus Stolperfallen im digitalen Büro: Wenn zum Beispiel eine Rechnung als pdf-Anhang einer E-Mail verschickt wurde, muss auch die zugehörige E-Mail archiviert werden. Wird sie gelöscht, wurde das Original-Dokument gelöscht. Unverändert bedeutet nicht, dass keine Ergänzungen am Dokument durchgeführt werden dürfen (z. B. Paginierstempel, Kontenstelle, Vermerk für die Buchführung). Nach dem Scannen des Papier-Belegs dürfen aber hinterher keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Jegliche nachträglichen „Änderungen“ wie z. B. auch die Ablage an einem anderen Speicherort müssen dokumentiert und für die Prüferin, den Prüfer nachvollziehbar sein.

Fazit:

Ersetzendes Scannen mit anschließender Vernichtung des Papier-Belegs ist heute möglich. Doch ganz ohne Papier geht es auch im digitalen Agrarbüro nicht. Wer unsicher ist, ob er das Papier-Original nach der Digitalisierung vernichten kann, fragt im Zweifelsfall bei der Buchführungsstelle oder der Steuerberaterin/dem Steuerberater nach. Egal ob Papier oder elektronisch, die Aufbewahrungspflichten gelten für beide Arten.

Lesen Sie auch unsere anderen Beiträge zum Thema "digitales Agrarbüro":

Das digitale Agrarbüro

Keine Angst vorm digitalen Büro

Ablage digitalisieren

Software und Technik im digitalen Büro

Die digitale Bibliothek

Text: Angelika Sontheimer

Weiterführende Links:

DLG Merkblatt 428

Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik: Technische Richtlinie"Ersetzendes Scannen"

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