Keine Angst vorm digitalen Büro

Keine Angst vor dem digitalen Agrarbüro!

Ein kleinerer Aktenschrank im Büro, weniger Raum für das Archiv im Keller oder auf dem Dachboden und mehr Platz für andere Sachen im Büro, das klingt doch verlockend. Viele Landwirtinnen und Landwirte scheuen sich aber vor der Umstellung. Was sind die Befürchtungen?

Datensicherheit in der Cloud, das „Weggeben von Daten“, die Abhängigkeit von Programmen, Server-Anbietern oder Konzernen, Datenerhalt bei Stromausfall oder ganz allgemein eine PC-Unlust und Unsicherheit mit der neuen Technik, davor haben viele Landwirte Angst und führen es als Gründe an, ihr Büro nicht auf den papierlosen Betrieb umzustellen. Doch in der überwiegenden Zahl der aufgeführten Argumente überwiegt der Nutzen die Nachteile.

Mehr Platz im Schrank, bessere Auffindbarkeit der Dokumente

Sicher ist, dass das Büro zukünftig weniger Platz benötigt. Mobile Geräte wie Laptop, Tablet und Smartphone sind flexibel im Einsatz. Klar ist aber auch, dass die Arbeit im digitalen Büro ebenso konsequent, zeitnah und sorgfältig erledigt werden muss wie im herkömmlichen Büro. Intelligente Verschlagwortung und durchdachte Archivierung heißen die Zauberworte im für die Digitalisierung. Voraussetzung für das schnelle Finden ist eine gute OCR-Software, sprich Texterkennung. Die Volltextsuche durchsucht nicht nur der Titel, sondern das gesamte Dokument nach den gesuchten Schlagworten.

Technik im Dienst des Menschen

Eigentümer seiner eigenen Daten bleiben: Daten sind heute die neue Währung, vor allem im Internet. Viele Menschen haben Angst, ihre Daten in der Cloud (internetbasierter Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware als Dienstleistung) abzulegen. Sie fürchten um ihre Datenhoheit und dass die Dienstleister-Firmen die Daten ohne Zustimmung weiter nutzen. Dies ist eine nicht unberechtigte Sorge. Die reale Gefahr geht allerdings gegen Null, wenn sowohl das Dienstleistungsunternehmen als auch der Server ihren Sitz in Deutschland haben und vor Vertragsbeginn die Nutzungsbedingungen und auch das „Kleingedruckte“ genau gelesen werden. Bei der Angst um die Technik und den Informationsfluss sollte übrigens nicht vergessen werden, auch als Bürokraft habe ich Sicherungspflichten! Dies beginnt bei regelmäßigen Programmupdates auf die neueste Version, geht über das ordnungsgemäße Backup und der Datensicherung auf der Festplatte des Rechners und endet in einer konsequenten Datenaktualisierung in der Cloud. Wer ganz sicher gehen möchte, dass keine Daten verloren gehen, kann mit USV-Systemen (Unterbrechungsfreie Spannungsversorgung) sicherstellen, dass der Rechner einen kurzzeitigen Stromausfall ohne Datenverlust verkraftet. So wird der vermeintliche Sicherheitsnachteil der Cloud zum Sicherheitsvorteil. Während die Festplatten lokaler Rechner gelegentlich verlustreich den Dienst quittieren und die Datenwiederherstellung mit hohem Aufwand und Kosten verbunden ist, sichern seriöse Cloudanbieter die Daten doppelt. Diese "gespiegelten" Daten sind so gegen unwiederbringlichen Verlust, beispielsweise durch Blitzschlag, Brand oder Hochwasser zusätzlich gesichert.

Mit der PC-Arbeit Freundschaft schließen

Unsicherheit und mangelnde Übung im Umgang mit dem PC sind oft das letzte, aber ausschlaggebende Argument, die Umstellung auf das digitale Büro weiter hinauszuschieben, obwohl viele Tätigkeiten wie die Antragstellung und Dokumentation gar keine Wahl mehr lassen. Wem die Arbeit am PC grundsätzlich keinen Spaß macht, der tut sich sicherlich schwerer als jemand, dessen Beruf es ist, täglich mehrere Stunden am Computer zu verbringen. Aber auch hierfür gibt es Lösungen. So kann man z. B. bei manchen Maschinenringen einen Teil der Büroarbeit in Dienstleistung erledigen lassen. Für einige Betriebe macht es auch Sinn, eine Bürokraft auf geringfügiger Basis oder in Teilzeit anzustellen, die dann einen Teil der Arbeiten im landwirtschaftlichen Büro, z. B. die Buchführung eigenständig erledigt, denn die Bedeutung der Büroarbeit ist bei allen unbestritten. Aller Anfang ist schwer, doch Digitalisierung geht auch in Schritten!

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Text und Foto: Angelika Sontheimer

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