Aktenstapel im Regal

Die digitale Bibliothek

Jederzeit auf wichtige Fachartikel zugreifen können und diese auch mit Schlagworten sofort finden, eine digitale Bibliothek macht es möglich.

finden - nicht suchen

Wer kennt das nicht: Man hat einige landwirtschaftliche Wochenblätter und Monatsmagazine abonniert, findet Artikel daraus ganz interessant, will aber eigentlich die Zeitschriften ins Altpapier geben. Was nun? Man kann gelbe Haftnotizzettel an die Seiten kleben und die Zeitschriften weiter im Büro aufbewahren. Doch irgendwann quillt das Büro über, man findet nichts mehr und den gesuchten Artikel über Abferkelungsmanagement oder die ISOBUS-Kompatibilität von Landmaschinen schon gar nicht. Man kann die Artikel heraustrennen und in einem Ordner abheften, findet dann aber ebenfalls genau den Artikel nicht mehr, weil die Suche nicht automatisiert werden kann. Die Zeitschriften auf dem Dachboden oder im Keller in Kartons aufbewahren, ist auch keine Lösung, denn auch das kennen wir alle, aus den Augen ist dann auch aus dem Sinn. Wer also nicht seinen Enkeln bei der Haushaltsauflösung die spannende Aufgabe hinterlassen will, ob die gesammelten Ausgaben des landwirtschaftlichen Wochenblatts aus den Jahren 1995 bis 2015 einen guten Preis auf einer Internet-Auktion bringen, der tut gut daran, sich mit seinen Fachartikeln eine digitale Bibliothek zu erstellen.

Der passende Dokumentenscanner

Zunächst einmal wird der Posteingang gesichtet und die Zeitschriften separat gelegt. Artikel, die Sie in Ihrer digitalen Bibliothek haben möchten, werden mit einem Dokumentenscanner mit einer Software zur automatischen Texterkennung und Volltextsuche gescannt. Da Fachartikel meist auch Fotos und Grafiken enthalten, sollten Sie bei der Auswahl und dem Kauf des Dokumentenscanners auch darauf achten, dass der Scanner in Farbe scannt und mindestens 300 dpi Auflösung bietet. Gestochen scharf werden Magazinbilder mit 600 dpi. Der automatische Einzug und die duplex-Funktion mit Wechsel vor Vorder- auf Rückseite) ist dagegen bei Fachartikeln eher weniger wichtig. Da diese aus dem Magazin herausgetrennt wurden, sind die Ränder zum Teil nicht so schön und die Blätter müssen deswegen manuell aufgelegt werden. Achtung: einige Wochenblätter haben ein größeres Format als DIN A4. Und leistungsfähige DIN A3-Dokumentenscanner mit guter Software können mehrere Tausend Euro kosten.

Helfer im Hintergrund

Mit Programmen wie Evernote oder Notion lassen sich die Artikel gut archivieren. Um später ein gewünschtes Thema, einen gewünschten Artikel schneller wiederzufinden, können die Artikel mit Tags (Markierungen mit weiteren Informationen) versehen werden oder man erfasst die wichtigsten Schlagwörter (z. B. Abferkelung, Wurfausgleich, Ferkelzufütterung). Papierberge aus Zeitschriftenstapeln gehören dann nach dem Anlegen einer digitalen Bibliothek der Vergangenheit an.

Lesen Sie auch unsere anderen Beiträge zum Thema "digitales Agrarbüro":

Das digitale Agrarbüro

Keine Angst vorm digitalen Büro

Der Betriebsprüfer kommt: Dokumente GoBD-konform aufbewahren

Software und Technik im digitalen Büro

Ablage digitalisieren

Text: Angelika Sontheimer, Foto: landpixel.de

Weitere Artikel

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren.

Kommentare