Software und Technik im Büro

Software und Technik im digitalen Büro

Hilfreiche allgemeine Programme…

  • Evernote ist ein Onlinedienst und eine dazugehörige Software, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten ermöglicht.
  • Mit Messengern wie Whatsapp, Telegram, Threema oder Signal lassen sich Textnachrichten, Bild-, Video- und Ton-Dateien zwischen zwei Personen und Gruppen austauschen.
  • Mit kostenlosen Programmen wie Trello oder Asana lassen sich Aufgaben verwalten und die Zusammenarbeit im Team planen und organisieren.
  • Google Drive mit Google Sheets und Google Docs bietet Speicherplatz von Dateien in der Cloud an und ermöglicht das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten vom Smartphone, Tablet oder PC.
  • Bekannte File-Hosting-Anbieter sind Dropbox, Google Drive, iCloud, Microsoft OneDrive, SpiderOak oder WeTransfer. Mit ihnen lassen sich Dateien, die zu groß für den E-Mail-Versand sind, auf einem Server online speichern, mit anderen teilen oder an einen oder mehrere Empfänger übertragen.
  • Slack oder Microsoft Teams sind Plattformen für die Kommunikation im Team. Sie haben eine Messenger-/Chatfunktion und ermöglichen Audio- und Video-Anrufe. Auch Skype und Zoom ermöglichen Online-Anrufe und Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern.
  • Mit Doodle lassen sich ohne App oder Benutzerkonto schnell Termine abstimmen und Online-Umfragen erstellen.
  • TeamViewer oder AnyDesk erlauben die Fernwartung und den Fernzugriff auf einen anderen Computer über eine Internetverbindung. Die Dienste übertragen den Bildschirminhalt eines Computers auf den Computerbildschirm des Administrators, der dann Programme ausführen bzw. eine Fehlersuche starten kann.

…und nützliche Technik für das digitale Büro

  • Webcam: Sie ist in Laptops meist serienmäßig eingebaut, bei Stand-PCs muss sie meist nachgerüstet werden. Sie ist ein nützliches Instrument für Video-Anrufe und -Konferenzen.
  • Headset: Es gibt für das Smartphone einfache Kabel-Headsets als Kopfhörer mit Freisprechfunktion oder kabellose Bluetooth-Headsets. Für den stationären Betrieb und Vieltelefonierer gibt es komfortablere Headsets mit einer besseren Sprachqualität.
  • Dokumentenscanner: Für das gelegentliche Scannen reicht ein normaler Multifunktionsdrucker aus, für das digitale Agrarbüro sollte es allerdings ein Modell mit automatischem Einzug sein. Wichtig ist der übliche Software-Schnittstellen wie TWAIN, ISIS und WIA sowie das Texterkennungsprogramm OCR. Manche Dokumentenscanner haben eine eigene Software, die das Dokumentenmanagement vereinfacht und unterstützen das Durchsuchen von pdf-Dateien. Nützlich sind auch Features wie Scannen direkt zur Cloud, zum Mailprogramm und auf die angekoppelten Android- oder iOS-Geräte.

  • Zweiter Bildschirm: Das Arbeiten am Laptop ist auf Dauer nich ernonomisch für die Augen und die Nackenmuskulatur. Ein zweiter externer Bildschirm entlastet diese. Der Abstand zwischen Bildschirmunterkante und Tischoberfläche sollte so gering wie möglich sein. Gut für die Augen ist es, wenn der Bildschirm so weit nach hinten geneigt ist, dass der Blick senkrecht auf den Bildschirm trifft. Der Abstand der Augen zum Bildschirm solte mindestens 50 cm betragen. 
  • Paginierstempel: Der Paginierstempel ist die Verbindung zwischen Papier und digitalem Dokument und damit ein unabdingbares Werkzeug für das digitale Agrarbüro. Er versieht die Dokumente mit fortlaufenden Nummern und sichert damit ihre spätere Wiederauffindbarkeit und Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen.
  • Aktenvernichter: Nicht zuletzt ein nützliches Gerät für das digitale Büro ist der Aktenvernichter. In ihn wandern die Papiere, die „ersetzend gescannt“ worden sind. Sie müssen dann nicht mehr aufbewahrt werden, sollen aber trotzdem nicht ins Altpapier, weil sie persönliche Daten enthalten.

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Text: Angelika Sontheimer

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