Notfallordner auf den Ernstfall vorbereitet?

Krankheit, Unfall – wie geht’s weiter?

Corona erinnert uns an die Unwägbarkeiten des Lebens, besonders Unternehmer. Täglich kann es passieren: Man wird ins Krankenhaus eingeliefert, die Genesung kann Wochen oder gar Monate dauern, an geschäftliche Aktivitäten ist nicht zu denken.

Im Betrieb geht es weiter, der Betriebshelfer der Sozialversicherung Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG) ist über den Maschinenring am nächsten auf dem Hof.

Doch wer entscheidet nun über die Bestellung von Ersatzteilen oder die Lieferung von Fertigfutter, Dünger oder Saatgut? Wie steht es um die Verlängerung auslaufender Verträge? Hat überhaupt jemand eine Bankvollmacht und Zugang zu wichtigen Dokumenten?

Wer "übernimmt" im Ernstfall?

Häufig liegt das Wissen um solche Dinge und die damit verbundenen Kompetenzen beim Landwirt. Umso wichtiger ist ein aktueller „Plan B“ für den Notfall. In Familienbetrieben muss eine Vertrauensperson aus dem Familienkreis von heute auf morgen einspringen können. Größere Fremdarbeitsbetriebe können einen gut eingeführten Mitarbeiter beauftragen. „Egal wer einspringt, die Person sollte mit der Geschäftsplanung und allen Betriebsabläufen vertraut sein“, rät Oliver Müller vom Landesverband der Maschinenringe Niedersachsen. Im ersten Schritt ist es wichtig, dass die Arbeiten nicht in Verzug geraten und termingerecht erledigt werden. Besonders die Betreuung und Überwachung der Tierbestände muss reibungslos weiterlaufen.

Des Weiteren muss jemand für die Tätigung der laufenden Geschäfte mit Lieferanten, Kunden, Dienstleistern und der Hausbank autorisiert sein. Wichtig ist es deshalb, Handlungsvollmachten für den Notfall zu formulieren. „Eine solche Vollmacht ermächtigt zu branchenüblichen Geschäften und Rechtshandlungen, kann jedoch inhaltlich unterschiedlich ausgestaltet sein“, sagt Oliver Müller. Eine Generalermächtigung kann eine Lösung sein, aber es eignen sich auch Vollmachten, die nur bestimmte Geschäfte oder einzelne Aufgaben betreffen. „Am besten ist es, die Ausrichtung mit Blick auf Notfallsituationen schriftlich konkret zu definieren“, weiß der Mitarbeiter des Landesverbandes.

Klare Regelungen:

Wenn Unternehmer wegen Unfall oder Krankheit eine Zwangspause einlegen müssen, soll der Notfallplan den Betrieb vor Schäden bewahren. Mindestens diese Punkte sind zu regeln:

  • Wer im Betrieb ist mit Handlungsanweisungen und Vollmachten ausgestattet?
  • Wer hat Zugang zu wichtigen Dokumenten (Jahresabschluss, Geldbericht, evtl. Gesellschaftsvertrag, Pachtverträge, Versicherungspolicen)?
  • Welche Verbindlichkeiten rund um den Betrieb (Kredit-, Leasing- und Mietverträge, Lohnzahlungen und Arbeitsverträge, Bankeinzug für laufende Kosten) sind zu beachten?
  • Wer kennt die wichtigen Zugangscodes (Computer, Tresor), Adressen (Steuerberater, Anwälte) und Passwörter für Onlineanwendungen?
  • Wer verfügt über Bankvollmachten?

 

Hier geht es zum Beitrag: "Notfallordner, mit diesen Tipps schnell zum Ziel!". Sie erfahren, was Sie an Unterlagen zusammenstellen sollten und wo Sie Vorlagen bekommen.

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